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Ich bin dann mal auf Urlaub: Die richtige Abwesenheitsnotiz

Einmal nicht erreichbar sein? Gut, dass da jemand ist, der für dich übernimmt: die Abwesenheitsnotiz. ExpertInnen sagen uns, wie vielseitig sie einsetzbar ist und worauf man achten soll.

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© kizilkayaphotos

Gewöhnliche Out-of-Office- Nachrichten sind nicht seines. Wer Unternehmensberater Ali Mahlodji mailt, bekommt umgehend eine automatische Antwort retour. Und die klingt ungefähr so: "Liebe Wegbegleiter, liebe Freunde! Meine Frau und ich haben beschlossen, dass unsere Tochter in einem Haushalt aufwachsen soll, in dem sich sowohl Vater als auch Mutter um das Kind kümmern, und zwar zu gleichen Teilen. Heute bin ich dran, und da ich ganz für meine Tochter da sein will, werde ich keine E-Mails beantworten."

Danach listet er auf, an wen man sich bei diversen Anfragen melden kann. Zum Schluss hat der 39-Jährige auch noch eine wichtige Message: "Und falls ihr heute etwas Zeit habt", schreibt er da, "überrascht einfach eine Person absichtslos mit einer netten Geste ohne Grund." Mahlodji ist als Keynote-Speaker viel unterwegs, deshalb wird jede Mail, die er erhält, sofort mit einer Out-of-Office-Message beantwortet. Nicht nur, wenn er auf Urlaub ist. So ist geklärt, wie lang er nicht zur Verfügung steht, wer im Notfall angerufen werden kann und wo man alternativ (Website, Social Media ) Informationen findet.

"Die Menschen erwarten, dass man immer reagiert, und dem verweigere ich mich, da es auch ein Leben außerhalb der Inbox gibt. Seitdem ich diese Lösung für mich gefunden habe, erlebe ich auch von anderen einen achtsameren Umgang. Früher wurde oft noch in einer zweiten oder dritten Mail nachgefragt, nicht eingerechnet die zahlreichen Anrufe, die ich natürlich alle nicht beantworten konnte." Weiterer Benefit eines digitalen "Wartezeit-Managers": Man kann ihn für Selbst-PR nutzen und auf Neuigkeiten oder aktuelle Angebote des Unternehmens hinweisen.

Vielen Dank für Ihre Mail, aber ...

"Mir war klar, dass eine klassische Abwesenheitsnotiz nichts für mich ist. Ich finde, es kann schon eine persönliche Note beinhalten. Wieso nicht etwas witziger sein und ein Lächeln in das Gesicht des anderen zaubern?" Als selbstständiger Autor ("Entdecke dein Wofür") muss sich Mahlodji an keine Vorgaben halten. Ansonsten sollte die Nachricht natürlich zur Unternehmenskultur passen: In vielen Firmen existieren einheitliche Regelungen dafür.

"Ausgefallene Abwesenheitsnotizen heben sich ab, allerdings nicht immer zum Vorteil", gibt HR-Expertin Diana Huber zu bedenken. "Als Orientierung gilt: Je kreativer die Branche, desto origineller darf auch der Wortlaut sein. Passt die lustige Formulierung zu Ihnen, Ihrem Arbeitgeber und Ihrer Position? Dreimal ja? Super! Im Zweifelsfall lieber konservativer ausdrücken, dann ist man auf der sicheren Seite."

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(c) iStock

Unbedingt angegeben werden muss, wann Sie wieder erreichbar sind, wer Ihre Vertretung übernimmt (mit Name & Kontakt!), sowie ein Hinweis darauf, wann das Anliegen bearbeitet wird. Achtung: Immer auf Rechtschreibfehler achten! Wer internationale Kontakte hat, sollte auch eine englische Formulierung verfassen. "Gründe für die Abwesenheit müssen nicht erwähnt werden", findet Karrierecoach Barbara Schopper. "Für den Sender ist es nur wichtig, dass seine Informationen zur Kenntnis genommen werden." Ein No-Go dabei: "Oft liest man, dass Nachrichten ,nur in dringenden Fällen' bearbeitet werden - jeder wird sich fragen, ob das eigene Anliegen nun dringend genug ist, um eine Antwort zu erhalten."

Wann brauche ich eine Abwesenheitsnotiz?

"Wenn Sie wissen, dass Sie auf eine Nachricht nicht innerhalb von 24 Stunden reagieren können, ist es sinnvoll, eine einzurichten", erklärt Schopper. HR-Profi Diana Huber unterstreicht: "Zumindest mit einem Zwischenbericht sollte man sich melden. E-Mails tage- oder gar wochenlang unbeantwortet zu lassen, ist ein absolutes No-Go und schadet dem eigenen Image als auch dem der Firma."

Anders arbeiten nach dem Urlaub

Viele sind auch, wenn Sie frei haben, dauernd online. Schopper: "Es gibt Menschen, die sich gestresster fühlen, wenn sie offline sind. Der Urlaub soll der Erholung dienen, aber manchen ist es einfach wichtig, weiter informiert und greifbar zu sein. Es liegt in der Verantwortung jedes Einzelnen, wie viel Abgrenzung zum Beruf guttut."

Einfache Tricks der Profis für eine entspanntere Rückkehr:

Nummer eins: Keine wichtigen Termine oder Geschäftsreisen für den ersten Arbeitstag einplanen. Nummer zwei: Am Mittwoch oder Donnerstag anfangen. "Dann ist die Arbeitswoche nach den Ferien kurz, und man kippt nicht so schnell in den gewöhnlichen Joballtag hinein."

Ideen für deinen Auto-Responder

Die klassische Abwesenheitsnotiz:

Sehr geehrte Damen & Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit im Urlaub. Da ich meine E-Mails nicht lese, können Sie sich gerne an meine Kollegin Martina Musterfrau wenden, per Telefon (01234/56789) oder Mail (m.musterfrau@beispiel.at). Gerne können Sie mich ab TT/MM/JJJJ wieder erreichen. Ihre Mail wird nicht weitergeleitet.
Mit freundlichen Grüßen Bettina Beispiel

Praxisbeispiel von Recruiting-Strategin Claudia Lorber:

Danke für deine Nachricht! Ich bin derzeit damit beschäftigt, Recruiting für meine Kundinnen wieder einfach zu machen. Ich melde mich aber verlässlich innerhalb der nächsten 48 Stunden bei dir. Wenn die Füße stillzuhalten und geduldig zu warten nicht dein Ding sind, kannst du in der Zwischenzeit dein Recruiting- Know-how aufbessern: Hier (Verlinkung zur Website) findest du die 5 häufigsten Irrtümer im Active Sourcing und wie du sie vermeiden kannst, um Budget und Zeit zu sparen.
Du bist eher mehr der Binge-Watcher? Dann empfehle ich dir meinen YouTube-Channel.
Viel Vergnügen beim Reinsehen und herzliche Grüße Claudia Lorber

Kreatives Praxisbeispiel von Positionierungs-Coach Cornelia Dal Sasso:

Hallo, ich bin Edgar, dein Wartezeit-Entertainer. Vielen Dank für deine Nachricht! Ich sorge dafür, dass du verlässlich innerhalb von 48 Stunden eine Antwort bekommst. () Um deine Wartezeit zu verkürzen, habe ich mir diese Aktivitäten für dich einfallen lassen:
Besuche unsere Website cornelia-dalsasso.at Wie wäre es mit einem TED-Talk (inkl. Link) oder besuche uns auf Facebook.
Wofür entscheidest du dich? Schreib mir doch! Ich bin zwar nur eine kleine Software-Einheit, aber ich liebe deine Post!
Herzliche Grüße Edgar

Cleveres Auto-Reply von Josh Kopelmann von Gizmodo:

Ich bin zurzeit nicht im Büro, sondern im Urlaub. Ich weiß, ich sollte nun sagen, dass ich nur begrenzten Zugang zu meinem Mail-Postfach habe, aber das ist nicht wahr. Mein Blackberry wird immer bei mir sein, und ich antworte, wenn ich mich um wichtige Angelegenheiten kümmern muss. Nichtsdestotrotz habe ich meiner Frau versprochen, unseren Urlaub so gut es geht zu genießen. Ich probiere deshalb etwas Neues. Ich überlasse die Entscheidung Ihnen:
Wenn Sie eine Antwort benötigen, während ich im Urlaub bin, dann leiten Sie sie bitte an ichunterbrecheihrenurlaub@firstround.com weiter, und ich versuche, sie zeitnah zu bearbeiten. (...) In allen anderen Fällen antworte ich, sobald ich zurück bin.
Mit freundlichen Grüßen Josh

Thema: Job-Chance

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