So gelingt die Rückkehr ins Büro vom Home Office: 15 Tipps!

In den kommenden Tagen und Wochen kehren MitarbeiterInnen, die in den letzten zwei Monaten im Home Office waren, schrittweise in ihre Büros zurück. ArbeitnehmerInnen wie ArbeitgeberInnen bereiten sich auf die neue Situation vor – denn eines ist klar: es wird anders als vor der Coronakrise. Die körperliche und geistige Gesundheit der MitarbeiterInnen steht an oberster Stelle. Damit einhergehend Abstandsregeln, die Definition des Raumangebotes pro MitarbeiterIn und erhöhte Hygienestandards. Wir haben zusammen mit dem Work Place Consultant CBRE Tipps für die Rückkehr in die Büros unter den aktuellen Umständen zusammengetragen.

Sorgfältige Planung der Rückkehr der MitarbeiterInnen in die Büros

"Unsere Erfahrung bei der Unterstützung von KundInnen in Asien, die bereits die gleiche Situation durchlaufen haben, zeigt, dass die Rückkehr in die Offices herausfordernd sein kann. Wichtig ist die umfassende Vorbereitung und die Definition eines genauen Planes, dem die MitarbeiterInnen folgen“, so Julian Schramek, Head of Building Consultancy bei CBRE Wien.

HIER haben wir übrigens Tipps für dich, wie du dich langsam wieder ans Büro gewöhnst.

Flexibilität, Kommunikation, Zusammenarbeit

Während in kleineren Unternehmen eine Person – meist die Geschäftsführung – den Plan für die Rückkehr definiert, werden in größeren Unternehmen Teams, bestehend aus MitarbeiterInnen aller wichtigen Abteilungen, gebildet, die gemeinsam mit dem Top-Management die Maßnahmen planen. Die MitarbeiterInnen benötigen klare Informationen zu den Gesundheitsvorkehrungen, die aktiv an alle, die Betriebsräumlichkeiten betreten, kommuniziert werden. Feedback der MitarbeiterInnen sollte in die Pläne einfließen und diese gegebenenfalls adaptiert werden.

Schrittweise Rückkehr

Es gibt noch eine weitere Lehre aus Asien: Die Rückkehr aller Mitarbeitenden ins Büro zur selben Zeit funktioniert nicht und ist auch nicht mit den aktuellen Richtlinien der WHO und anderer Institutionen vereinbar – Stichwort: Abstandsregeln.

"Nicht umsonst heißt es, dass jede Krise gleichzeitig eine Chance ist. Das gilt auch jetzt, da wir uns mitten in einem Change-Prozess befinden. Jetzt entscheidet sich, wie wir in Zukunft arbeiten. Trotz der Tatsache, dass die Arbeit im Home Office auch in Zukunft attraktiv sein wird, bleiben Büroräume weiterhin die wichtigsten Orte für Vernetzung und Besprechung", so Schramek.

15 EMPFEHLUNGEN UND TIPPS FÜR DIE RÜCKKEHR INS BÜRO

Sichere Arbeitsumgebung

1. Reduktion der maximalen Büronutzung. Überdenken der Arbeitsauslastung für den vorgeschriebenen und sicheren Abstand zwischen den MitarbeiterInnen. Sichtbare Kennzeichnungen sind hier hilfreich.
2. Ausreichend Desinfektionsmittel für MitarbeiterInnen und BesucherInnen. Erhöhte Hygienemaßnahmen & Reinigung.
3. Aktive – nicht nur digitale - Kommunikation der Richtlinien und Empfehlungen für sicheres Arbeiten an die MitarbeiterInnen.
4. Erhöhung der Frischluftversorgung in den Büros sowie auch in Nass- und anderen Nebenräumen.
5. Beschränkung der Anzahl der externen BesucherInnen (inklusive Lieferdienste)

Planung und Koordination

1. Ein Team – bestehend aus MitarbeiterInnen der wichtigsten Abteilungen - sollte gemeinsam mit dem Management die Rückkehr ins Büro planen und die Maßnahmen definieren.
2. Notfallplan – was ist zu tun, wenn bei MitarbeiterInnen Symptome auftreten, die auf eine Infektion mit COVID-19 hinweisen könnten.
3. Erstellung eines Zeitplans für die schrittweise Rückkehr der MitarbeiterInnen ins Büro. Es sollte im Vorhinein definiert sein, wer wann ins Office zurückkehrt.
4. Spezielle Systeme – wie z.B. Einbahnregelungen, Zutrittsbeschränkungen – für die Nutzung von gemeinsamen Räumen, damit sich nie zu viele Personen gleichzeitig in einem Raum befinden.
5. Entwicklung einer neuen Arbeitsschutzrichtlinie und Sicherstellung der Einhaltung.

Kommunikation mit MitarbeiterInnen

1. Offener Informationsaustausch sollte im gesamten Unternehmen möglich sein. Definition der geeigneten Kanäle zur internen Kommunikation.
2. Bevor die MitarbeiterInnen an den Arbeitsplatz zurückkehren, sollten sie die Vorteile und Rahmenbedingungen der Arbeit im Büro kennen, z.B. Qualität der Einrichtungen, ungestörtes Arbeiten, High Speed Internet etc.
3. Empfehlung der MitarbeiterInnen, Sicherheitsabstände einzuhalten und für Hygiene zu sorgen – nach dem Prinzip Eigenverantwortung.
4. Ermutigung der MitarbeiterInnen, nach Möglichkeit mit dem Fahrrad oder zu Fuß zur Arbeit zu kommen.
5. Home Office wird auch in Zukunft Teil der Unternehmenskultur sein.