Die Präsentation sollte schon längst fertig sein, dauernd läutet das Telefon, und dann braucht auch noch die Kollegin dringend eine Auskunft: An Tagen wie diesen bräuchte man sieben Hände und drei Gehirne, um alles gleichzeitig machen zu können. "Stress entsteht vorwiegend aus zwei Faktoren: Zeitdruck und wie wir damit umgehen", erklärt Unternehmensberaterin und Burnout-Prophylaxe-Trainerin Gabriele Fischereder (arbeitsweise-consulting.at).
"Wenn ich das Gefühl habe, 'das ist mir jetzt zu viel' oder 'dem bin ich nicht gewachsen' – und dann nervt zusätzlich noch jemand Mühsamer am Telefon ... da ist das innere Gleichgewicht schnell gestört." Klar, verhindern können wir solche Situationen nicht. Doch wir können steuern, wie wir damit umgehen. Drei Schritte helfen beim besseren Stressmanagement.
1. Strukturieren sorgt dafür, dass Zeitdruck trotz unvorhergesehener Ereignisse gar nicht aufkommt. 2. Passiert es doch, ist der mentale Umgang damit bedeutend: Vergrößere das Drama nicht. 3. Spezielle Übungen helfen dabei, wieder runterzukommen und trotz Druck konzentriert arbeiten zu können. Fischereder erklärt die drei Steps.
Strukturieren: Tagesplan mit Luft
60:40-Methode. Prinzipiell ist ein strukturierter, durchgeplanter Tag gut. Doch ein übervoller Plan ist kontraproduktiv. Fischereder empfiehlt die 60:40-Methode: "Verplanen Sie nur 60 Prozent der Zeit mit Ihren Kernaufgaben. Die restliche Zeit bleibt frei, einerseits als Puffer, falls Sie einmal für etwas länger brauchen, oder wenn Unvorgesehenes dazukommt.
Andererseits für kurze Pausen, Entspannung und Gespräche mit den Kollegen." Achte darauf, dass du größere Aufgaben eher bald am Tag erledigst. Es könnte später Zusatzarbeit kommen, auch ist man am Nachmittag meist unkonzentrierter. Reihe die einzelnen Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit, damit du dich nicht verzettelst. Tasks, die dringend sind – etwa eine Präsentation für das Meeting am selben Nachmittag oder dringende Kundenanfragen –, kann man nicht aufschieben. Strategische Überlegungen dagegen sind zwar wichtig, aber müssen meist nicht sofort erledigt werden. Solche kreativen Prozesse sollte man in einer ruhigen Stunde angehen. Soll etwas schnell erledigt werden, wenn du gerade unter Druck bist, so frage dich: Muss ich das unbedingt selbst erledigen oder hat auch jemand anderer das Know-how? In dem Fall delegieren. Ist etwas weder dringend noch wichtig, kannst du es auf unbestimmte Zeit verschieben. "Erledigen Sie auch eine Aufgabe nach der anderen", sagt Fischereder. "Es mag zwar so wirken, als wären wir schneller, wenn wir an mehreren Dingen parallel arbeiten, vor allem, wenn wenig Zeit ist. Aber in Wirklichkeit ist unser Gehirn nicht multitaskingfähig." Auch wichtig: Störfaktoren ausschalten. Klicke das ständig aufpoppende E-Mail-Kuvert weg, leite das Telefon um, mache die Bürotür zu.
Das Drama nicht im Kopf vergrößern
Distanzieren. Doch auch wenn wir unseren Tag sorgfältig planen, lässt sich der Stress manchmal nicht verhindern. In dem Fall darf man die Situation im Kopf nicht aufbauschen. Das vergrößert den Druck, wir werden unsicher, trauen unseren eigenen Fähigkeiten nicht mehr. Fischereder: "In den meisten Situationen ist Stress unnötig, er besteht in Wirklichkeit nur in unserem Kopf. Etwa wenn wir es allen recht machen wollen, zu hohe Ansprüche an uns selbst stellen, über alles die Kontrolle behalten wollen, keine Hilfe annehmen können. Oft machen wir uns auch selbst klein, dramatisieren die eigene Schusseligkeit oder werfen uns Unfähigkeit vor." Einige Fragen können hier schnell Druck rausnehmen: Wie stressig ist alles wirklich? Bei welchem Teil der Aufgabe kann ich pragmatisch sein? Was ist das Schlimmste, das passieren kann? Was würde ich einer guten Freundin in der gleichen Situation sagen? Was kann ich aus der Situation lernen? Sollte es schiefgehen, was kann daraus Gutes entstehen? "Solche Überlegungen entkatastrophisieren, relativieren, dann kann man sich von der Situation distanzieren. Ein konzentriertes Arbeiten ist dann wieder möglich", so Fischereder.
Stresshormone wieder abbauen
Kortisol wegatmen. Ist der Stress durch unseren Körper geschwappt, heißt es, das innere Gleichgewicht wiederherzustellen. Denn wenn wir mit Kortisol geflutet sind, kann strukturiertes Arbeiten nur schwer gelingen. Nimm dir also auch unter großem Druck ein paar Minuten Zeit. Atemübungen und Fingermudras helfen, innerlich wieder zur Ruhe zu kommen. Auch ein kurzer Bodyscan hilft: Schließe die Augen und spüre, was du fühlst. Wie stehen die Füße am Boden? Wo liegen die Oberschenkel auf? Was spürst du auf deiner Haut? Welche Geräusche hörst du? Diese Konzentration auf einzelne Sinne erdet. Wenn du dann wieder kreativ sein sollst, sorge für Ablenkung. Rede ein paar Minuten mit Kollegen über etwas ganz anderes. So kommen die Gedanken wieder in Fluss. Oder räume deinen Schreibtisch auf. Das bringt dir klare Sicht.
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